Ideas y recursos para trabajar en grupo usando Trello

En Bitelia creemos firmemente que el software puede hacernos la vida algo más fácil y nos puede ayudar en muchas tareas que ejecutamos a diario; sin embargo, por el mero hecho de registrarnos en una herramienta o instalarnos una aplicación no vamos a ser más productivos. Creo que, más o menos, todo el mundo tiene claro que registrarse en una herramienta para gestionar tareas no va a solventar "su caos organizativo", vamos a requerir de constancia y una metodología como GTD o la Técnica Pomodoro que nos ayude a sacarle el valor a la herramienta que hayamos seleccionado.

Particularmente, creo que GTD es una de las mejores metodologías que podemos utilizar a la hora de organizar nuestro tiempo de trabajo y las cosas que tenemos por hacer y, para implementar nuestro sistema de organización de tareas, herramientas como Wunderlist, Evernote (con los reminders) o Trello pueden ser muy buenas opciones.

Además de usarla como gestor personal de tareas, Trello es también una muy buena opción a la hora de trabajar en grupo porque nos permite mantener un panel con tareas por ejecutar, ver quién las tiene asignadas, añadir deadlines y también integrar servicios como Dropbox o Google Drive de manera nativa o, a través de servicios como Zapier, añadir otros servicios que usemos en nuestro día a día y también podremos encontrar proyectos que nos permitan conectar Trello con otras aplicaciones como RedMine.

Trello como herramienta para trabajar en grupo

Con demasiada frecuencia, cuando se habla de gestión de proyectos o gestión de un equipo, se tiende a pensar en el típico diagrama de Gantt que se hace a la hora de elaborar un plan de proyecto. Un diagrama de Gantt nos muestra un cronograma general de un proyecto y rara vez llega a tener un nivel de detalle tan grande como para bajar hasta el nivel de "tareas del día a día".

Evidentemente, todo proyecto debe contar con una planificación pero desde la gestión debemos ser capaces de traducir los paquetes de trabajo de este plan a tareas que podamos asignar a nuestro equipo de trabajo. Pequeños hitos o metas que hay que abordar en plazos acotados de tiempo y en los que Trello nos puede ayudar organizando el trabajo.

El sistema de clasificación por columnas nos puede ayudar a organizar las tareas por temáticas o bien por sus estados (nosotros podemos elegir eso libremente) e incluso puede servirnos de apoyo a la hora de aplicar metodologías ágiles como Scrum.

Formar equipos es también muy sencillo y podremos crear tantos boards de trabajo como queramos y distribuir a nuestro equipo en ellos. Una vez tengamos nuestros boards (cada tablón podría ser, perfectamente, un proyecto en curso), podremos ir creando tarjetas con las tareas a realizar y asignar al personal a éstas de manera dinámica; es decir, podremos añadir gente, quitarla de la tarea, esperar que alguien se asigne los cardspendientes y un largo etcétera de opciones que nos dan mucha flexibilidad y nos permiten crear nuestra propia dinámica de trabajo.

Recursos que podemos encontrar en Trello

¿Y por qué pienso que Trello nos puede ayudar mucho a organizar nuestro equipo de trabajo? Además de la facilidad de uso, la disponibilidad de aplicaciones móviles o las notificaciones, el servicio es gratuito (aunque también tiene una opción premium para empresas) y nos ofrece las siguientes herramientas:

• Las tareas cuentan con due date es decir, podremos poner una fecha tope para realizarlas y los que tengan asignada dicha tarea (card) recibirán recordatorios
• A la hora de adjuntar archivos para dotar de contexto a las tareas podremos subirlos directamente al cardo bien vincular archivos almacenados en Google Drive o Dropbox
• Podremos incluir en las tareas checklists para enumerar requisitos o pasos a cumplir antes de dar por finalizada una tarea (un detalle interesante si asignamos una tarea que requiere la ejecución de un protocolo muy concreto de actuaciones)
• Podremos estar suscritos a una tarea sin necesidad de tenerla asignada, interesante si queremos ejercer un rol de gestor/observador

Además, gracias a los Power Ups que Trello ha añadido hoy mismo en el servicio, nuestros proyectos se ven enriquecidos con nuevas vistas para las tareas que también nos ayudarán mucho a la hora de controlar nuestro proyecto o colaborar con nuestro equipo:

• Vista de calendario, ideal si usamos el due date porque nos permitirá ver en un calendario cuándo deben estar listas las tareas que tenemos en nuestro proyecto y, así, de un vistazo ver qué grado de avance estimado tenemos para cada día. Además, el drag and drop también se mantiene en el calendario y podremos mover los cards cómodamente para cambiar el deadline de las tareas y, para mejorar las cosas, se incluye soporte iCal poder trasladar el calendario a Google Calendar o al sistema de agendas que usemos.
• Card Aging es una funcionalidad muy interesante que nos permitirá localizar cuáles son las tareas que más tiempo llevan en el sistema; dicho de otra forma, las tareas abiertas se ordenarán desde las más antiguas a las más actuales y así veremos que cosas estamos arrastrando
• Votaciones, una funcionalidad que nos permitirá sondear la opinión de nuestros compañeros de equipo y debatir, dentro de un card, con ellos y votar soluciones o aportaciones sin tener que estar cruzando decenas de correos.

Con todos estos recursos y un poco de constancia, gestionar un proyecto con Trello además de ser sencillo nos puede ahorrar mucho trabajo y puede contribuir a que seamos algo más productivos. Un recurso que vale la pena probar.