Überconference: reuniones virtuales y multiconferencias gratuitas
Las reuniones forman parte de las actividades
cotidianas de muchos profesionales que, por ejemplo, se sientan con su
equipo de trabajo para realizar el seguimiento y avances de un proyecto,
convocan a sus proveedores para revisar los trabajos o productos que
les han encargado o también nos pueden servir para realizar una
presentación a alguno de nuestros clientes para mostrarle los resultados
del proyecto o mostrarles las ventajas de un nuevo producto. Sea cual
sea el motivo de la reunión, la práctica general es la de desplazar a
algunas de las partes a las instalaciones de alguno de los asistentes y,
a veces, realizar grandes desplazamientos para asistir a una reunión de
apenas una hora puede no compensar (sobre todo en el escenario de
constricción económica en el que nos movemos).
La telepresencia y, por tanto, las reuniones virtuales
pueden ser un interesante instrumento para estar en contacto con
nuestros colaboradores, nuestros proveedores o nuestros clientes de una
manera muy cómoda puesto que evitará los desplazamientos y, en en el
caso de ser freelance, la necesidad de mantener una oficina o alquilar una sala de reuniones en algún espacio de coworking. Servicios como Skype, en su versión de pago, o LiveMinutes
nos pueden ayudar a organizar reuniones virtuales ya sea mediante
videoconferencias múltiples o, por ejemplo, redactando el acta de la
reunión sobre la marcha y almacenándola en Evernote.
No siempre tenemos a mano una webcam o un equipo de videoconferencia y tampoco es raro organizar conferencias telefónicas
en las que incorporamos a varios interlocutores, una reuniones
telefónicas que podemos convocar a través de servicios de
multiconferencia en los que obtenemos un número de teléfono al que
llamar y un código de acceso a la "sala virtual" de reuniones. Este tipo
de sistemas, aunque funcionales, son algo fríos y nos hacen depender de
nuestro terminal móvil o nuestro teléfono fijo y, aunque hablemos con
el resto de participantes, perdemos parte del contacto humano.
Un interesante servicio que podemos encontrar en la red para realizar multiconferencias sin perder el lado más social es überconference, un servicio que nos ofrece multiconferencias de manera gratuita
y algún que otro servicio de valor añadido si optamos por suscribirnos a
los servicios de pago. Con esta herramienta dejaremos de lado los
terminales telefónicos para convertir nuestro ordenador en la "puerta de
acceso" a la reunión, es decir, organizaremos la reunión, invitaremos a
los asistentes y hablaremos a través del PC de la misma forma que lo
haríamos con Skype (solo que usaremos el navegador y no un cliente de
escritorio).
El valor diferencial de este servicio es que todos
los usuarios tienen la posibilidad de rellenar una ficha con información
personal (su foto, coordenadas en la red, un texto descriptivo, etc),
perfiles que, durante la reunión, podemos visitar para ponerle cara a
nuestros interlocutores y conocerlos algo más. Además de ver en un panel
las fotos de los asistentes a las reuniones, de la misma forma que
ocurre en muchos sistemas de videoconferencia, la foto de la persona que
tiene la palabra (la que está hablando) pasará a un primer plano para
que siempre tengamos identificado a la persona que nos está hablando.
Para hacer más productivas las reuniones, los usuarios de überconference podrán gestionar las convocatorias de asistentes a través de este sistema y enviarlas por correo electrónico o por SMS y, al término de la reunión, generar un acta con el
resumen de los aspectos que se han tratado o los compromisos adquiridos.
En el caso que optemos por contratar los servicios de pago, el servicio
nos ofrece la posibilidad de grabar las reuniones mantenidas en formato
MP3 (para poder transcribirlas o volverlas a escuchar), llamar
directamente a los asistentes en vez de esperar a que se incorporen,
generar un número de teléfono real al que puedan llamar más asistentes a
la reunión, subir una canción en MP3 para que se convierta en el tono
que oigan las llamadas en espera o aumentar el cupo de asistentes hasta
las 40 personas.
Si sueles reunirte con bastante frecuencia y
terminas perdiendo más tiempo en desplazamientos que el tiempo que pasas
realmente en las reuniones, este tipo de herramientas para realizar
multiconferencias y reuniones virtuales es un punto a tener muy en
cuenta y, la verdad, es que el paquete de servicios gratuitos es
bastante interesante como para tener en nuestros favoritos un enlace a
este recurso o, por ejemplo, instalarse la aplicación disponible para Chrome.
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