Consejos para sacarle provecho a Google Docs

Por Gabriela González | 14 de octubre de 2014. En: http://blogthinkbig.com/trucos-para-google-docs/

Google Docs puede ser una herramienta muy completa, y aunque no lo parezca a veces, cuenta con muchas funciones poderosas para ser lo único que necesitas cuando trabajas con tus documentos.

Google Docs tiene un diseño muy minimalista que puede ser engañoso, haciéndote creer que no tiene muchas opciones disponibles en comparación con las cientos de cosas que se pueden hacer en Microsoft Office. Sin embargo, a pesar de esto, la aplicación en línea de Docs tiene algunos trucos bajo de la manga a los que se le puede sacar provecho.

Con el paso del tiempo Google Docs ha evolucionado para convertirse en un servicio súper completo que será más que suficiente en muchas ocasiones para todo tipo de proyectos, además de que cuenta con soporte para móviles y aplicaciones de terceros. Lo mejor de todo es que es perfecta para usar en línea, sin instalaciones y con características de colaboración entre varias personas en tiempo real.

Edita documentos en modo offline

En caso de que no puedas tener conexión a Internet todo el tiempo, se puede usar Google Docs en modo fuera de línea, lo que permitirá que continúes editando todo tipo de documentos que se sincronizarán cuando vuelvas a estar conectado.

Para activarlo, necesitas ir al sitio de Google Drive, iniciar sesión en tu cuenta y presionar sobre el botón de la tuerca que aparece arriba y a la derecha. Luego, haz clic sobre Configuración, y activa la casilla que dice “Sincroniza tu trabajo con este ordenador para que puedas editar sin conexión“. Luego, simplemente tienes que volver a Google Drive cuando estés desconectado para volver a usar cualquier archivo.

Colaboración en tiempo real

Una de las cosas geniales de poder hacer documentos en línea es que puedes lograr crear un equipo donde todos colaboren al mismo tiempo, evitando retrasos y haciendo el trabajo más eficiente. Con Google Docs se puede hacer justamente esto, yendo al menú de arriba, presionar en Archivo y luego en Compartir. Ahí se puede invitar por correo electrónico a quien quieras, y también se puede decidir si un invitado podrá editar, comentar o solamente ver.

Publicar un documento

Otra ventaja de Google Docs es que siempre se puede publicar cualquier documento que se haya creado ahí para que puedas compartirlo gracias a un enlace único que la aplicación web creará. Lo mejor de todo es que el documento siempre estará actualizado y no tendrás que guardarlo en tu propio servidor o enviarlo una y otra vez como archivo adjunto por correo electrónico.

Para publicar un documento ve a Archivo y luego a Publicar en la web. Se te entregará un enlace inmediatamente que siempre estará actualizado, aunque esta opción puede desactivarse.

Administra un diccionario personal

Si necesitas usar ciertas palabras que no se encuentran en el diccionario en español que ofrece Google Docs, puedes hacerlo yendo a las Herramientas y luego alDiccionario personal. Ahí se pueden agregar nuevas palabras para que no aparezcan subrayadas en rojo como si fueran erróneas. También puedes añadirlas directamente cuando estés escribiendo haciendo clic derecho sobre una palabra subrayada en rojo. Y si agregaste algo por equivocación, también se puede borrar con un simple clic.

Usa la herramienta para investigación

En muchos casos cuando se está creando un documento se necesitará investigar algo y para esto hay que abrir otra pestaña y buscar en Google. Pero, ¿no sería genial poder hacerlo dentro del documento de Google Docs? Pues resulta que sí se puede. Yendo a Herramientas y luego a Buscar, o con el atajo de teclado CONTROL+ALT+SHIFT+I, se abrirá una nueva columna a la derecha donde puedes buscar todo tipo de cosas: imágenes, citas, diccionarios, etc. Además podrás mirar la vista previa, insertar un enlace, arrastrar imágenes para el documento, y varias cosas más.